Event Kundcase – Castra

Billingehus – en plats som samlar hela Sverige

När Castra planerade sin årliga konferens var ambitionen tydlig: att skapa en upplevelse som speglade företagets kultur, medarbetarnas intressen och en stark känsla av gemenskap. Valet föll på Billingehus – en destination där naturen möter moderna konferensmöjligheter och där idéer får ta plats.

Med omkring 150 deltagare, från Sundsvall i norr till Malmö i söder, blev valet av plats en viktig del av helheten. För Castra, ett IT-konsultbolag med fokus på expertkompetens och stark företagskultur, var det avgörande att hitta en partner som kunde möta deras höga krav på flexibilitet och samarbete.

– För oss handlar det om att skapa den bästa möjliga upplevelsen för våra medarbetare. Då krävs en partner som är lyhörd och lösningsorienterad, berättar marknadschef Julia Lazar. Billingehus, med sitt läge nära naturen och mitt i landet, erbjöd rätt förutsättningar för både möten och gemenskap.

När innehållet formas tillsammans

Planeringen tog sin utgångspunkt i medarbetarnas intressen och önskemål, där natur, rörelse och olika valmöjligheter stod högt på listan. Det satte tonen för hela vistelsen – från konferensens innehåll till dess uttryck.

Programmet sträckte sig över flera dagar och blandade gemensamma samlingar med mer interaktiva inslag. I Bergasalen summerades året som gått, medan initiativ som “Castra Talks” gav utrymme för korta, kompetensinriktade föreläsningar där medarbetarna delade med sig av sin specifika kunskap. Parallellt skapades utrymme för work-shops med fokus på kreativitet och nytänkande, där deltagarna arbetade i mindre grupper.

Ett tema som sätter känslan

Det som verkligen satte prägel på upplevelsen var temat “Into the Wild”. Ett koncept som genomsyrade hela vistelsen – från scenografi till aktiviteter. Bergasalen förvandlades till en lägereldsmiljö där presentationer hölls runt en symbolisk eld, och på kvällen tog temat fullt uttryck i en fest fylld av kreativitet och energi. Med scenlösningar inspirerade av naturen och kvällsaktiviteter med lekfulla inslag blev temat en röd tråd genom hela upplevelsen.

När helheten faller på plats

En viktig del i genomförandet var samarbetet längs vägen – att kunna anpassa upplägg, testa idéer och hitta lösningar tillsammans. För Castra handlade det om att skapa något som kändes genomtänkt men samtidigt levande. Resultatet blev en konferens där både struktur och spontanitet fick utrymme. En upplevelse där innehåll, miljö och människor samverkade – och där många tog med sig både nya idéer och stärkt gemenskap hem.

Under dagarna fanns också utrymme att ta del av omgivningarna – från löprundor i skogen till aktiviteter som stärkte både energi och gemenskap. Det naturnära läget blev inte bara en kuliss, utan en aktiv del av upplevelsen där pauser och möten fick en annan rytm.

För Castra handlade konferensen inte enbart om att samla organisationen, utan om att skapa en miljö där idéer kan växa och relationer fördjupas. Kombinationen av genomtänkt innehåll, engagerade deltagare och en plats som bjuder in till både fokus och rörelse bidrog till en helhet som levde vidare även efter att dagarna avslutats.

Och kanske är det just kombinationen som gör störst avtryck: när naturen finns nära, när ramarna är flexibla och när innehållet får formas av personerna som är där.